Nilgün KAYA
Ayvalık Belediyesi, kısa adı E-Belge yönetim sistemi (EBYS) olan Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçti. Entegre çalışmaları devam eden sistemin sadece bir arşiv ya da süreç yazılımı olmadığını kaydeden Belediye Başkanı Rahmi Gençer, “Yenilikçi, işleri hızlandıran, performans yönetimini kolaylaştıran bu sistem ile hizmet gücümüzü arttıracağız” dedi.
Ayvalık Belediyesi, kurum içi, müdürlükler arası ve diğer kurum-kuruluşlarla yapılan yazışmaların bilgisayar üzerinden gerçekleşmesini, yazışmaların standartlaşmasını, yazışma sevk, paraf ve onay sürelerinin kısalmasını, harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesini ve yazışmaların sağlıklı bir şekilde dijital olarak arşivlenmesini sağlayacak olan elektronik belge yönetim sistemi ile elektronik imza uygulamasını başlattı.
KURUMSAL İLETİŞİM TAMAMEN AĞ ÜZERİNDE SÜRDÜRÜLECEK, HER YÖNDEN TASARRUF SAĞLANACAK
Ağustos ayı başında geçilen sisteme entegre çalışmaları Destek Hizmetler Müdürlüğü Bilgi İşlem servisince devam ederken, sisteme geçiş aşamasında belediye personeline Elektronik Belge Yönetim Sistemleri anlatıldı. EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak veya geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek. Sistemin web temelli altyapısı sayesinde, belediye binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve daha sonraki aşamada elektronik imza ile imzalanacak. Fiziksel depolama alanına ihtiyaç duymayan elektronik belge yönetimi sistemi ise geleneksel sisteme göre daha güvenli bir ortam sağlayacak. Belgelere daha kısa sürede erişim imkânı verecek olan sistem sayesinde ise iş gücü performansı artacak. Uyarı sistemi aracılığıyla hata riski azalacağından, kurumsal verimlilik de üst seviyelere çıkacak. Birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesine imkân veren sistem, tıkanan noktaların raporlanmasını kolaylaştıracak, böylece değerlendirme de doğru, kolay ve hızlı bir şekilde yapılabilecek. Sistem 2019 yılı başında eksiksiz şekilde işler hale gelecek.
“YENİ SİSTEMLE İŞLEMLER DAHA KISA SÜREDE SONUÇLANDIRILACAK”
Sistemin birçok getirisi olduğunu ifade eden Belediye Başkanı Rahmi Gençer, “Bu sistem, geleneksel iş modelinden farklı olarak kurumsal iletişimin tamamen ağ üzerinde sürdürülmesine olanak sağlıyor. Tüm iç ve dış yazışmalarımızı elektronik ortamda, şeffaf belediyecilik ilkelerine uygun bir şekilde gerçekleştireceğiz. Yeni sistemle işlemler daha kısa sürede sonuçlandırılacak, postalama işlemleri için harcanan emek, bütçe ve çalışma süresinden tasarruf elde edilecek. Sistem, kurum içinde işlemlerin daha hızlı ve koordineli yapılmasını, dolayısıyla vatandaşlarımızın belediyeden daha nitelikli hizmet almasını sağlayacak” dedi.
